Dalam koordinasi yang berlangsung pada Kepala Sekolah menjelaskan pentingnya peran wali kelas dalam mempersiapkan dan mendukung kegiatan tersebut. Beliau juga menekankan bahwa wali kelas merupakan garda terdepan dalam memastikan informasi mengenai kegiatan sekolah disampaikan kepada siswa dan orang tua dengan jelas. Ada beberapa poin yang dibahas dalam rakor tersebut seperti :
- Penyampaian Informasi: Para wali kelas diminta untuk memastikan semua siswa mendapatkan informasi lengkap tentang program atau kegiatan sekolah seperti jadwal, lokasi, dan tujuan kegiatan tersebut. Di samping itu, wali kelas juga harus memberikan informasi sesegera mungkin agar informasi dapat diterim orang tua atau siswa lebih cepat sehingga bisa mengatur kegiatan dan persiapan dengan mendapatkan informasi yang cepat dan akurat.
- Persiapan Kelas: Wali kelas diharapkan dapat membantu siswa dalam mempersiapkan kebutuhan yang diperlukan untuk kegiatan di kelas, seperti data kelas, sarana prasarana dan ATK dan lain sebagainya yang diperlukan di dalam kelas.
- Pengumpulan Data: Para wali kelas diminta untuk mengumpulkan dan menyerahkan data atau dokumen penting dari siswa apabila diperlukan untuk keperluan dapodik seperti tinggi badan, berat badan, NISN, dan lain sebagainya.
- Mengatur Tugas dan Tanggung Jawab: Para wali kelas hendaknya memahami tugas dan tanggung jawabnya sehingga wali kelas dapat menjalankan peran tersebut dengan baik.
- Menjamin Komunikasi Efektif: Para wali kelas diminta membangun saluran komunikasi yang efektif antara sekolah, wali kelas, siswa, dan orang tua untuk memastikan informasi yang disampaikan diterima dengan baik dan tindakan yang diperlukan diambil tepat waktu. Termasuk wali kelas diperbolehkan mengadakan pertemuan orang tua (POT) di sekolah.
- Mengidentifikasi dan Menangani Masalah: Para wali kelas dapat bekerjasama dengan guru BK dan Kepala Sekolah dalam Menangani potensi masalah atau kendala yang mungkin muncul sebelum atau selama kegiatan, serta menyediakan solusi atau dukungan untuk mengatasi masalah tersebut. Apabila belum bisa diselesaikan maka bisa diskusi dengan guru BK atau kepala sekolah.
- Evaluasi dan Umpan Balik: Para wali kelas dapat menyusun mekanisme untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan dan mengumpulkan umpan balik dari wali kelas, siswa, dan orang tua untuk perbaikan di masa mendatang. Evaluasi dan umpan balik ini bisa bersifat khusus untuk kelas tersebut atau bersifat umum untuk sekolah. Meskipun pihak sekolah selalu membuat angket atau kuesioner tentang Indek Kepuasan Konsumen (IKK) namun bila wali kelas mau membuat evaluasi dan umpan bali hal tersebut bukan hal yang jelek juga.
Di akhir sambutan Kepala Sekolah memberikan apresiasi atas komitmen dan kerjasama yang ditunjukkan oleh para wali kelas. Bagaimanapun Koordinasi ini sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan sekolah berjalan dengan sukses dan memberikan manfaat maksimal bagi siswa. Karena dengan dukungan wali kelas yang maksimal maka program dan kegiatan sekolah bisa memberikan dampak positif yang signifikan.